شش راهنمایی برای «نه» گفتن ارتباط گران
اگر هیچ فردی در گروه شما نمیداند چگونه یک ویدیو را ویرایش کند، آن را به افراد دیگر که توانایی انجامش را دارند برون سپاری کنید.
کاوشگران روابط عمومی – بخش بین الملل- معصومه رشیدی:
در برخی لحظات برای متخصصان روابط عمومی، بازاریابی و ارتباطات، صحبتها به مسائل کاری معطوف شده است. روندی که همه ما شروع به انجام دادن آن کردهایم به اشتراک گذاری پیروزیها، مبارزات، ایدهها و راهحلهای خودمان است.
در نظر گرفتن محدودیتهای نیروی انسانی، حجم کار و خواستههای گاهی عجیب و غریب از مشتریان و مدیران، متخصصان ارتباطات به عنوان برخی عوامل، عموما کار سخت و دشواری است. آنها به طور فزاینده خواهان انجام کار بیشتر با امکانات کمتر هستند. بنابراین ما شروع به بحث درباره ایدههایی و طرح نظراتی کردهایم که چگونه با ظرافت و مودبانه به پروژههایی که به سادگی قابل انجام نیستند «نه» بگوییم.
در اینجا Laura Hale Brockway به برخی ایدههای مشترک در این خصوص اشاره میکند که ممکن است برای شما نیز مفید باشد.
1. فقط «نه» بگویید. گفتن این جمله بسیار آسانتر از انجام آن است. زمانی من مشغول کار در یک دپارتمان بودم جاییکه مدیر به کارکنان خود گفت آنها نمیتوانند به هر چیزی «نه» بگویند. بر این اساس او کار با بسیاری از کارکنانی که وظیفه سازماندهی گروهها و طراوت بخشی همراه با مقدمه چینی برای اجرای بازاریابی و رویدادهای رسانهای را بر عهده داشتند پایان بخشید. با گفتن این جملات هیچ اشتباهی به وجود نخواهد آمد: « ما نمیتوانیم بر مطالعات و یا نظرسنجیها نظارت داشته باشیم و یا آنها را وضع و ترتیب دهیم اما میتوانیم به شما در نوشتن سوالات نظرسنجی کمک کنیم» و یا « لطفا از فردی بخواهید عکس گرفته و آن را برای ما ارسال کند.»
2. یک بیانیه کار و یا مانیفست گروه ایجاد کنید. از مهندسان و انواع فناوری اطلاعات که در جدال با خزش دامنه(اتفاقاتی هستند که معمولاً در چرخه حیات توسعه سیستم های اطلاعاتی اتفاق می افتند) مهارت دارند پیروی کنید. یک بیانیه کار، پارامترهای دقیق پروژه و تاریخهای مشخص را تعیین میکند یعنی آنچه انتظار میرود انجام شود و اینکه چه فردی آن را انجام خواهد داد. یک مانیفست گروه به طور دقیق توضیح میدهد گروه شما چه کاری انجام میدهد و چه کاری انجام نمیدهد. برای مثال «ما متخصص در تولید محتوا نیستیم اما میتوانیم به کارشناسان محتوای شما کمک کنیم پیام خود را شکل دهند».
3. تنها بر روی آن چیزی تمرکز کنید که در آن « خوب و یا عالی» هستید. برای نمونه اگر هیچ فردی در گروه شما نمیداند چگونه یک ویدیو را ویرایش کند، آن را به افراد دیگر که توانایی انجامش را دارند برون سپاری کنید. شما ممکن است قادر به یافتن یک دانش آموز باشید که میتواند با قیمت معقول و منطقی ویرایش را نجام دهد. بنابراین به دور خود نچرخید و بیهوده زمان را بر روی مواردی که در جعبه ابزار شما نیست هدر ندهید.
4. وارد مسیرهایی نشوید که شما را به هیچ جا نمیرساند. «اثبات مفهوم»: سه کلمهای که برای ارتباطگر به هدر دادن وقت بیشتر منجر شده است. با وجود بسیاری از ضربالاجلها و پروژههای واقعی، تعداد کمی از ما برای «اثبات مفهوم» زمان داریم. اگر فردی میخواهد شما را در پروژههایی درگیر کند که هنوز تایید نشده است و یا شانس کمی برای تایید شدن دارد تنها راه صحیح آن است که فقط به او «نه» بگویید.
5. از افراد بخواهید کارهایی را برای خودشان انجام دهند. کارمندانی داشته باشید که خود را در معرض عکاسی قرار دهند به جای اینکه افراد دیگر را برای عکس گرفتن بفرستند. بر روی اینترانت خود، اَشکال سلف سرویس راه اندازی کنید. فایلهای طراحی یا پی دی افها را به اسناد ورد تبدیل کنید و به دیگران اجازه دهید به صورت مستقیم سندها را ویرایش کرده و یا تغییراتی ایجاد کنند. هنگامی که آن قابل درک و معنادار شد وظایف را با دیگران جابجا کنید.
6. اولویتبندی با رهبری. هر شش هفته یک بار از مشتری و یا مدیر گروه بخواهید آنچه که آنها نیاز دارند درباره آن صحبت شود را مشخص کنند. مهمترین چیزهایی که میخواهیم مخاطب ما بگوید و ما انجام دهیم چیست؟ آنها را از اولویتهای بالا تا پایین مشخص کنید. از آنها برای راهنمایی و هدایت شما به اینکه چه کاری باید انجام دهید و چه کاری نباید انجام دهید استفاده کنید.